Yksityisyyspolitiikka

1 Henkilötietojen käsittelyyn liittyvä rekisterinpitäjä:

1.1 Henkilötietojen käsittelyyn liittyvä rekisterinpitäjä on SIA Skrivanek Baltic, rek. nro: 60084150, juridinen osoite: Viru väljak 2, Tallinn, Eesti, 10111, puhelin: +372 5622 8190 (jäljempänä tekstissä –“Skrivanek”), kotisivu: www.skrivanek.ee.

2 Henkilötietojen käsittelijä:

2.1 Skrivanek käsittelee asiakkaiden henkilötietoja siinä määrin ja sillä tavoin kuin Viron tasavallan ja Euroopan Unionin säädökset määräävät. Asiakkaiden henkilötietojen saamiseen ja käsittelyyn ovat oikeutettuja myös muut Skrivanekin henkilötietojen käsittelijät. Saadaksesi lisätietoja yhteistyökumppaneista ota yhteys Skrivanekiin käyttäen tarkoitukseen osoitettuja yhteyskanavia (ks. Skrivanek kotisivun www.skrivanek.ee kohta “Yhteystiedot”).

3 Sovellettavat säädökset:

3.1 Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679 luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta (annettu 27. päivänä huhtikuuta 2016);

3.2 Luonnollisten henkilöiden tietosuojalaki.

4 Mitä on yksityisyyspolitiikka?

4.1 Yksityisyyspolitiikka (jäljempänä tekstissä – “politiikka”) kuvaa sitä, miten Skrivanek kerää, käsittelee, jakaa, poistaa ja suojaa asiakkaiden henkilötietoja, näin varmistaen asiakkaiden henkilötietojen laillisen, rehellisen ja asiakkaille läpinäkyvän käsittelyn. Politiikkaa on sovellettava asiakkaiden henkilötietoihin, mihin tahansa luonnollisten henkilöiden tietojen käsittelyyn ja asiakkaille annettuihin palveluihin.

4.2 Jos Skrivanek tulevaisuudessa päivittää tämän politiikan, kaikki muutokset julkistetaan Skrivanekin kotisivulla www.skrivanek.ee, kohdassa – “Yksityisyyspolitiikka”.

5 Millaisia henkilötietoja Skrivanek käsittelee?

5.1 Skrivanekin käsittelemät henkilötietoluokat riippuvat asiakkaalle annetuista palveluista. Skrivanekilla on oikeus käsitellä tämän politiikan kohdassa 7. mainittuihin tarkoituksiin seuraavia henkilötietoluokkia:

5.1.1 nimi, sukunimi, henkilötunnus/syntymäaika, postiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite;

5.1.2 pankkitiedot;

5.1.3 henkilöllisyystodistus-asiakirjojen tiedot (asiakirjan numero, myöntöpäivä ja myöntöpaikka jne.);

5.1.4 tiedot, jotka asiakas itse ilmoittaa Skrivanekille.

5.2 Skrivanek käsittelee seuraavia tietoja tämän politiikan kohdassa 7. ilmoitettuihin tarkoituksiin:

5.2.1 evästeitä (verkkosivuston selaustietoja) – tietoja käynnistä Skrivanekin kotisivulla (www.skrivanek.ee) (jäljempänä tekstissä – “Skrivanekin kotisivu”).

6 Mikä on asiakkaiden henkilötietojen käsittelyn laillinen peruste?

6.1 Asiakkaan suostumus – asiakas henkilötietosubjektina myöntää itse suostumuksensa henkilötietojen keräämiseen ja käsittelyyn määriteltyihin tarkoituksiin. Asiakkaan suostumus perustuu hänen vapaaseen tahtoonsa ja itsenäiseen päätökseensä, joka voidaan antaa milloin tahansa, näin antaen Skrivanekille luvan käsitellä henkilötietoja määriteltyihin tarkoituksiin. Asiakkaan suostumus on asiakkaan kannalta sitova, jos se on annettu kirjallisessa muodossa (täyttämällä lomake Skrivanekin toimistossa, lähettämällä sähköinen kysely asiakkaaksi tunnistautumisen jälkeen tai käyttämällä verkkosivustoa www.skrivanek.ee). Asiakkaalla on oikeus milloin tahansa peruuttaa aiemmin annettu suostumuksensa, ko. tarkoitukseen osoitettuja yhteyskanavia käyttäen (ks. Skrivanekin kotisivun www.skrivanek.ee kohta “Yhteystiedot”). Ilmoitetut muutokset astuvat voimaan kolmen työpäivän kuluessa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta tietojen käsittelyn laillisuuteen, joka perustuu ennen peruuttamista annettuun suostumukseen.

6.2 Sopimuksen solmiminen ja toteuttaminen – jotta Skrivanek voisi solmia ja toteuttaa asiakkaan kanssa tekemänsä sopimuksen suorittamalla laadukkaita palveluita ja palvelemalla asiakasta, Skrivanekin on kerättävä ja käsiteltävä tiettyjä henkilötietoja, joita kerätään joko ennen Skrivanekin kanssa tehtävän sopimuksen solmimista tai kun sopimus on jo solmittu.

6.3 Skrivanekin lailliset intressit – noudattaen intressejä, joihin laadukkaiden palvelujen ja oikea-aikaisen tuen antaminen asiakkaalle perustuu, Skrivanekilla on oikeus käsitellä henkilötietoja siinä määrin kuin on objektiivisesti tarpeellista ja riittävää ko. politiikan kohdassa 7.1.–7.3. mainittujen tavoitteiden saavuttamiseksi. Skrivanekin laillisena intressinä pidetään henkilötietojen käsittelyä sekä suoramarkkinointia, jonka tavoitteena on antaa asiakkaalle uusia ja/tai asiakaskohtaisia Skrivanekin palveluja koskevia tarjouksia (ks. myös tämän politiikan kohdat 8.2. ja 8.3.). Ottaen huomioon, että Skrivanek on SKRIVANEK Holding SE -ryhmän yritysten osa (ks. myös ko. politiikan kohta 12.4.), silla on laillinen intressi käsitellä omien asiakkaittensa tietoja lähettämällä niitä muille ryhmän yrityksille sisäisiin hallinnollisiin tarkoituksiin, mm. nykyaikaisten vaatimusten mukaisten palvelujen tarjoamiseksi SKRIVANEK Holding SE -ryhmän yritysten tasolla.

6.4 Oikeudellisten velvollisuuksien suorittaminen – Skrivanekilla on oikeus käsitellä henkilötietoja säädösten vaatimuksien täyttämiseksi sekä vastatessaan valtion ja kuntien laillisiin kyselyihin.

7 Mihin tarkoituksiin Skrivanek käsittelee asiakkaiden henkilötietoja?

7.1 Skrivanek käsittelee henkilötietoja laadukkaiden palvelujen varmistamiseksi Skrivanekin kanssa solmitun sopimuksen voimassaoloajan puitteissa:

7.1.1 asiakkaiden valituksien käsittelemiseksi ja tuen (mm. teknisen tuen) antamiseksi annettuihin palveluihin liittyen;

7.1.2 rahavirran tehokkuuden hallinnoimiseksi, mm. asiakkaiden maksujen ja velkojen hallinnoimiseksi;

7.1.3 asiakkaiden informoimiseksi muiden SKRIVANEK Holding SE -ryhmän yritysten palveluista.

7.2 Skrivanek käsittelee henkilötietoja kehittääkseen toimialaa ja tarjotakseen asiakkaalle uusia palveluita mm.:

7.2.1 uusien palvelujen kehittämiseksi ja niihin liittyvien tarjouksien antamiseksi;

7.2.2 markkinatilanteen analyysin suorittamiseksi ja liiketoimintamallin kehittämiseksi suoritetaan Skrivanekin asiakkaiden tilastollisten tietojen käsittelyä.

7.3 Skrivanek käsittelee henkilötietoja omien sisäisten prosessiensa muodostamiseksi ja ylläpitämiseksi, asiakirjakierron ja muiden sisäisten prosessien varmistamiseksi (esim. sopimusten ja muiden asiakirjojen arkistoimiseksi) tarvittavassa ja riittävässä määrin.

7.4 Skrivanekilla on oikeus käsitellä tietoja alempana mainituissa muissa tarkoituksissa, jos se on saanut asiakkaalta vapaasta tahdosta annetun ja selvän suostumuksen:

7.4.1 asiakkaan henkilötietojen tarkastus velkahistorian sisältävistä tietokannoista ennen sopimuksen solmimista, tarkoituksenaan arvioida asiakkaan edellytykset täyttää sopimusvelvoitteet; sopimuksen voimassaolon aikana vastaava tarkastus on välttämätön uusien ja nykyaikaisempien palvelujen tarjoamiseksi;

7.4.2 Skrivanekin maineen edistäminen markkinoilla lähettämällä asiakkaille toivotuksia, myöntämällä bonuksia, järjestämällä kyselyitä olemassa olevien palvelujen parantamiseksi ja uusien palvelujen luomiseksi.

8 Onko asiakkaalla oikeus rajoittaa omien tietojensa käsittelyä?

8.1 Asiakkaan henkilötietojen profilointi tietojenkäsittelyn yhteydessä:

8.1.1 profiloinnilla tarkoitetaan mitä tahansa henkilötietojen automaattista käsittelyä, joka ilmenee henkilötietojen käyttönä konkreettisten luonnolliseen henkilöön liittyvien näkökohtien arvioimiseksi, erityisesti liittyen luonnollisen henkilön henkilökohtaisiin toiveisiin, intresseihin, luotettavuuteen, käyttäytymiseen, sijaintiin tai liikkumiseen liittyviin näkökohtien analysoimiseen tai ennustamiseen;

8.1.2 henkilötietoja käsitellessään Skrivanek voi suorittaa profilointia yksilöityjen tarjousten laatimiseksi ja antamiseksi. Automatisoituja yksilöityjä päätöksiä tehdään vain liiketoiminnallisiin tarkoituksiin, eivätkä ne aiheuta asiakkaalle oikeudellisia seurauksia. Asiakkaalla on milloin tahansa oikeus vastustaa automatisoitujen päätösten tekemistä ja päästä olemasta tällaisten päätösten kohteena ilmoittamalla asiasta Skrivanekille (ks. myös tämän politiikan kohdassa 8.3. mainitut säännöt).

8.2 Suora markkinointi ja peruste lähettää asiakkaille kaupallisia ilmoituksia: Skrivanek suorittaa suoramarkkinointia välittämällä asiakkaille kaupallisia ilmoituksia, jotta asiakkaat olisivat aina tietoisia uusista ja/tai nimenomaan asiakkaille kehitetyistä palveluista, sekä erityisistä sopimusehdoista (esim. alennuksista) tämän politiikan kohdassa 6.3. mainittujen henkilötietojen käsittelyn perusteiden mukaisesti. Asiakkaalla on oikeus milloin tahansa ja ilmaiseksi kieltäytyä kaupallisten ilmoitusten vastaanotosta ilmoittamalla siitä Skrivanekille (ks. myös tämän politiikan kohdan 8.3. määräykset).

8.3 Asiakkailla on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa profilointia (sk. kohta 8.1.) tai kieltäytyä kaupallisten ilmoitusten vastaanottamisesta (sk. kohta 8.2.) ilmoittamalla siitä Skrivanekille suullisesti (puhelinkeskustelun aikana asiakkaan tunnistamisen jälkeen, soittamalla numeroon +372 5622 8190) tai kirjallisessa muodossa (täyttämällä lomakkeen Skrivanekin toimistossa, lähettämällä sähköisen pyynnön sähköpostiosoitteeseen sales@skrivanek.ee tai käymällä Skrivanekin toimistossa). Ilmoitetut muutokset astuvat voimaan kolmen työpäivän kuluessa. Muutokset eivät vaikuta henkilötietojen käsittelyn laillisuuteen ennen tässä kohdassa mainittua asiakkaan vastustamista ja/tai kieltäytymistä.

9 Mitä evästeet ovat ja miten Skrivanek voi niitä käsitellä?

9.1 Evästeet ovat pieniä tiedostoja, jotka ovat tärkeitä tiettyjen verkkosivujen toimintojen (esimerkiksi sisäänkirjautumisen) varmistamiseksi. Evästeiden avulla verkkosivustot voivat muistaa erilaisia kieli-, fontti- ja muita asetuksia, joita verkkosivuston käyttäjä on valinnut verkkosivustonäkymän osalta. Tästä johtuen tietokoneeseenne tallennetaan evästeitä. Tällä tavalla toimii suurin osa verkkosivustoista ja palvelujen tarjoajista.

9.2 Evästeiden avulla seurataan käyttäjien toimintatapoja ja verkkosivuston käytön historiaa, diagnosoidaan sivuston toiminnassa havaittuja ongelmia ja puutteita, kerätään käyttäjätilastoja sekä varmistetaan sivuston optimaalinen toimivuus.

9.3 Voit poistaa mitkä tahansa koneessasi jo olevat evästeet. Useimmat selaimet antavat myös mahdollisuuden estää evästeiden tallentaminen tietokoneellesi, mutta siinä tapauksessa et voi käyttää kaikkia verkkopalvelujamme. Lisätietoja selaimesi evästeasetuksista on saatavilla selaimen kehittäjän verkkosivustolta. Skrivanek käyttää ylläpitämissään sivustoissa toiminnallisia, analyyttisiä, markkinointiin liittyviä ja pakollisia evästeitä. Saadaksesi lisätietoja evästeistä tutustu Skrivanekin kotisivun www.skrivanek.ee kohtaan “Ilmoitus evästeiden käytöstä“.

10 Miten Skrivanek saa käyttöönsä asiakkaiden henkilötietoja?

10.1 Skrivanek saa käyttöönsä asiakkaiden henkilötietoja silloin, kun asiakas:

10.1.1 ostaa Skrivanekin palveluita (Skrivanekin toimistossa tai etäyhteydellä, suorittamalla ennen sitä asiakastunnistuksen);

10.1.2 rekisteröityy uutisten, ilmoitusten ja muiden palvelujen saamiseksi Skrivanekilta:

10.1.3 pyytää Skrivanekilta lisätietoja palveluista tai ottaa Skrivanekiin yhteyttä valitukseen tai tietojen pyytämiseen liittyen, tunnistautumalla asiakkaaksi;

10.1.4 osallistuu kilpailuihin, arvontoihin tai kyselyihin;

10.1.5 käy Skrivanekin kotisivuilla tai selaa niitä.

10.2 Skrivanek voi käsitellä kolmansilta henkilöiltä (esim. velkahistoriarekisterien pitäjiltä) saatuja asiakkaiden henkilötietoja, jos asiakas on siihen suostunut.

10.3 Skrivanek voi käsitellä asiakkaan henkilötietoja, joita sen on saanut SKRIVANEK Holding SE -ryhmän yrityksiltä ja kumppaniyrityksiltä (ks. tämän politiikan kohdassa 12 mainitut säännöt).

11 Mikä on asiakkaiden henkilötietojen käsittelyn aika?

11.1 Skrivanek käsittelee asiakkaiden henkilötietoja niin kauan, kuin yksikin seuraavista seikoista pätee:

11.1.1 on voimassa asiakkaan ja Skrivanekin välinen sopimus;

11.1.2 henkilötietojen säilytysaika on säädetty tai määräytyy Viron tasavallan ja Euroopan Unionin säädösten mukaisesti;

11.1.3 siinä määrin kuin sitä tarvitaan Skrivanekin laillisten intressien toteuttamiseksi ja suojaamiseksi;

11.1.4 niin kauan kuin asiakas ei ole peruuttanut suostumustaan henkilötietojensa käsittelyyn.

12 Asiakkaiden henkilötietojen yhteiskäyttö:

12.1 Asiakkaiden palvelemiseksi Skrivanek voi jakaa asiakkaiden henkilötietoja seuraaville tahoille:

12.1.1 SKRIVANEK Holding SE -ryhmän yrityksille;

12.1.2 kumppanille tai instituutioille, jotka osallistuvat asiakkaiden tilaamien tai käyttämien palvelujen varmistamiseen;

12.1.3 velkojen perintäyrityksille, luottotietotoimistoille, velkarekisterien pitäjille tai muille velkojen perinnän organisaatioille;

12.1.4 siirronsaajille – rahavirran tehokkaan hallinnan varmistamiseksi Skrivanekilla on oikeus siirtää velalliseen tai velallisiin liittyvät vaatimukset siirronsaajille.

12.2 Skrivanekilla on oikeus luovuttaa henkilötietoihin liittyviä tietoja seuraaville tahoille:

12.2.1 lainvalvontaviranomaisille, tuomioistuimille tai muille valtion ja kunnan laitoksille, jos se johtuu säädöksistä tai asianomaisen laitoksen pyynnöstä;

12.3 Skrivanek luovuttaa asiakkaiden henkilötietoja vain tarvittavassa ja riittävässä määrin, säädösten vaatimusten ja kyseisen tilanteen objektiivisten olosuhteiden mukaisesti.

12.4 Skrivanek varaa itselleen oikeuden tarvittaessa luovuttaa asiakkaiden henkilötietoja muille SKRIVANEK Holding SE -ryhmän yrityksille tai palveluntarjoajille, mikäli tämä on tarpeen parempien ja laadukkaampien palvelujen tarjoamiseksi asiakkaille. Saadaksesi tietoja SKRIVANEK Holding SE -ryhmän yrityksistä, perintätoimistoista, luottotietotoimistoista, velkarekisterien pitäjistä tai muista velkojen perintää suorittavista organisaatioista tai siirronsaajista, ota yhteys Skrivanekiin lähettämällä pyyntö osoitettuja viestintäkanavia käyttäen (katso Skrivanekin kotisivun kohta www.skrivanek.ee “Yhteystiedot“).

13 Miten Skrivanek suojaa sen käytössä olevia asiakkaiden henkilötietoja?

13.1 Skrivanek varmistaa, valvoo ja kehittää jatkuvasti toimenpiteitä, joilla suojataan asiakkaiden henkilötietoja luvattomalta pääsyltä, tahattomalta katoamiselta, paljastumiselta tai hävittämiseltä. Varmistaakseen tämän Skrivanek käyttää nykyaikaisimpia teknologioita, teknisiä ja organisatorisia vaatimuksia, mm. palomuureja, tunkeutumisen paljastamisen ja analysoinnin ohjelmistoja sekä tietojen salausta.

13.2 Skrivanek tarkistaa huolellisesti kaikki palveluntarjoajat, jotka käsittelevät asiakkaan henkilötietoja Skrivanekin puolesta ja lukuun sekä arvioi, suorittavatko yhteistyökumppanit (henkilötietojen käsittelijät) asianmukaisia turvatoimenpiteitä, jotta asiakkaan henkilötietojen käsittely tapahtuisi Skrivanekin valtuutuksen ja säädösten vaatimusten mukaisesti. Yhteistyökumppanin eivät saa käsitellä asiakkaan henkilötietoja omiin tarkoituksiinsa.

13.3 Skrivanek ei ota vastuuta mistään luvattomasta pääsystä henkilötietoihin ja/tai henkilötietojen menettämisestä, jos se tapahtuu Skrivanekista riippumattomasta syystä, esim. asiakkaan omasta virheestä ja/tai huolimattomuudesta johtuen.

13.4 Mikäli asiakkaan henkilötiedot ovat vaarantuneet, Skrivanek ilmoittaa siitä asiakkaalle.

14 Mitkä ovat asiakkaiden oikeudet?

14.1 Ottaa yhteyttä Skrivanekiin saadakseen kopion Skrivanekin hallussa olevista henkilötiedoista.

14.2 Tehdä korjauksia kaikkiin Skrivanekin hallussa oleviin henkilötietoihinsa hakemalla muutosta joko lähettämällä sähköisesti allekirjoitettu sähköposti osoitteeseen sales@skrivanek.ee, soittamalla numeroon +372 5622 8190 tai käymällä Skrivanekin toimistossa.

14.3 Asiakkailla on oikeus saada tietoja niistä luonnollisista henkilöistä tai oikeushenkilöistä, jotka tiettynä ajanjaksona ovat saaneet asiakkaiden tietoja Skrivanekilta. Skrivanek ei luovuta asiakkaille tietoja valtion laitoksista, jotka ovat rikosoikeudenkäynnin tai tiedustelutoiminnan harjoittajia tai muista laitoksista, joista tällaisten tietojen antaminen on lailla kielletty.

14.4 Vaatia sellaisten henkilötietojen, joita ei enää tarvita siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty ja käsitelty, käsittelyn poistamista tai käsittelyn rajoittamista (”oikeus tulla unohdetuksi”).

14.5 Ottaa yhteyttä Skrivanekiin tai henkilötietojen käsittelyä valvovaan viranomaiseen henkilötietojen käsittelyä koskeviin kysymyksiin liittyen.

14.6 Ottaa yhteyttä Skrivanekin tietosuoja-asiantuntijaan saadakseen tietoja asiakkaan henkilötietojen käsittelystä ja sen suojaamisesta.

Skrivanekin tietosuoja-asiantuntija

Uldis Krūmiņš

 

dpo@skrivanek.lv